Im Sommer steht in vielen Firmen ein Betriebsausflug auf dem Programm. Dann stellen sich für die mit der Planung Beauftragten Fragen wie: Wo soll es diesmal hingehen? Was soll an Unterhaltung geboten werden? Und wie organisieren wir die Anfahrt? Bei der Planung helfen Ihnen unsere 5 Tipps.
Betriebsausflug organisieren in 5 Schritten:
1. Interessen der Belegschaft ermitteln
Ideen für Betriebsausflüge gibt es viele. Bei der Auswahl sollte aber von Anfang an die Gruppengröße und die Belegschaftsstruktur im Auge behalten werden (Branche, Altersgruppen, Männer- und Frauenanteil etc.).
Für Betriebsausflüge bieten sich zum Beispiel sportliche Aktivitäten und spielerische Wettkämpfe an. Ferner Krimi-Events, Geocaching und GPS-Rallyes oder auch Spaß-„Projekte“, die im Team gemeinsam gelöst werden sollen, und kreative Challenges. Ein neuer Trend sind KI-gestützte interaktive Teamspiele, bei denen eine KI die Geschichte, Aufgaben oder Reaktionen dynamisch an die Teilnehmenden anpasst. Ebenfalls beliebt sind aber auch weiterhin gemeinsame Besuche von Musicals, Freizeitparks usw. oder Grillevents.
Damit möglichst viele Mitarbeiter teilnehmen, sollten vorab für den Betriebsausflug mehrere Aktivitäten zur Auswahl gestellt werden. Dies kann z.B. über Rundmails, das Intranet, Collaboration-Tools (Teams, Slack usw.), Social Media-Gruppen oder Company-Apps u.v.m. geschehen. Der Vorschlag mit den meisten Stimmen wird ausgewählt.
2. Angebote vergleichen
Ist die Entscheidung für ein bestimmtes Programm gefallen, müssen Angebote eingeholt und verglichen werden. Anbieter von Firmenveranstaltungen und geeignete Locations gibt es viele. Manche Hotels, Restaurants usw. bieten z.B. auch besondere Gruppenrabatte an.
3. Passenden Termin planen
Wichtig ist auch die Wahl eines geeigneten Termins. Dieser sollte nicht in die Schulferien fallen und – zumindest bei Aktivitäten unter freiem Himmel - möglichst in der wärmeren Jahreszeit liegen. Auch auf eine frühzeitige Ankündigung sollte geachtet werden, damit die Mitarbeiter sich den Tag freihalten können.
4. Einladung formulieren
Wenn bis hierher alles geklärt ist, fehlt noch eine ansprechende Einladung. Diese sollte Interesse und Lust auf den Betriebsausflug wecken, vielleicht auch etwas neugierig machen. Lebendige, persönliche und humorvolle Formulierungen eignen sich gut. Aber auch klare Informationen sind wichtig, wie Zeit, Ort, Programm, Arbeitszeitregelungen, Anmeldeschluss usw.
5. Den Fahrservice organisieren
Sobald Termin und Teilnehmerzahl feststehen, muss noch die Transportfrage geklärt werden. Bei Betriebsausflügen fällt die Wahl oft auf eine Busanreise. Zu klären ist dann:
- wie viele Busse benötigt werden. Genügt ein großer Bus? Sollen es mehrere kleinere Fahrzeuge sein? Oder bedarf es mehrerer großer Busse?
- ob die Location mit einem großen Bus überhaupt direkt angefahren werden kann
- ob die Busse an unterschiedlichen Orten und/oder zu unterschiedlichen Zeiten starten sollen
- ob die Rückfahrtzeiten flexibel geplant werden sollen (z.B. Betriebsausflug mit Open-End-Party).
- ob für eine längere Fahrt ein Bus mit Bord-Küche und WC benötigt wird
- ob es ein Fahrzeug mit Multimedia-Ausstattung sein soll
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