In vielen Firmen findet im Dezember die alljährlich Weihnachtsfeier als festlicher Jahresabschluss statt. Was es bei der Planung einer gelungenen Weihnachtsfeier alles zu bedenken gibt und welche wichtige Rolle schon die Organisation der Anfahrt dabei spielt erfahren Sie in unseren Tipps. In Vorbereitung der Weihnachtsfeier gilt es, sich insbesondere über 7 Fragen klar zu werden.
1. Wann soll die Feier stattfinden?
Ein besonders beliebter Termin für die Weihnachtsfeier ist der Tag vor Beginn der Weihnachtsferien. Findet das Firmenevent auswärts statt, sind geeignete Lokalitäten natürlich entsprechend früh ausgebucht. Freie Räumlichkeiten sind im Dezember insgesamt schwer zu bekommen. Anders sieht es aus, wenn in betriebseigenen Räumen gefeiert werden soll. In diesem Fall benötigen Sie deutlich weniger Vorlauf bei der Planung.
2. Wer soll teilnehmen?
Die zweite Frage ist, wer zu der Feier eingeladen werden soll. Dies können entweder nur die Mitarbeiter sein oder die Angestellten mit ihren Familien bzw. einer Begleitung, möglicherweise aber darüber hinaus auch Kunden und Geschäftspartner. Ist die Entscheidung gefallen, gilt es, sich um die Gästeliste und den Versand der Einladungen zu kümmern.
3. Was darf die Feier kosten?
Ganz zentral ist natürlich die Frage des Budgets. Davon hängt letztlich alles ab - von der Anzahl der Einzuladenden über die Location bis hin zum Weihnachtsmenu.
4. Wo soll die Feier stattfinden?
Haben Sie in Ihrem Unternehmen selbst eine geeignete Räumlichkeit zur Verfügung, kann die Feier grundsätzlich auch dort stattfinden. Sie brauchen sich dann nur um das Catering, die Deko und die Programmgestaltung zu kümmern. Auswärtige Locations wollen hingegen zeitig gebucht werden. Der Klassiker ist natürlich ein gutes Restaurant, aber auch ungewöhnlichere Event-Locations kommen in Betracht.
5. Wie kommt man hin?
Wichtig ist, dass der Ort des Geschehenes gut erreichbar ist. Liegt er weiter entfernt, stellt sich auch oft die Frage nach Übernachtungssmöglichkeiten, zumindest aber nach einem komfortablen Transfer. Eine Möglichkeit hierfür ist der Interline Shuttle Service. Ob der Shuttle Service mit einzelnen Limousinen oder mit Shuttle Bussen bedient wird, hängt von der Anzahl Ihrer Gäste ab.
Auf Weihnachtsfeiern wird es oft spät und es werden meist auch alkoholische Getränke konsumiert. Damit nach der Feier alle sicher wieder ins Hotel oder nach Hause gelangen, können Sie als Gastgeber einen Shuttle Service organisieren. Mit ihm gelangen alle Teilnehmer bequem, trocken und ohne zu frieren zur Party. Wir holen auf Wunsch auch alle aus ihren Hotels ab und bringen sie im Anschluss an die Festivitäten sicher wieder zurück. Geht es zu einer entfernter gelegenen Location, kann oft schon die gemeinsame Busfahrt zur Weihnachtsfeier für die feierliche Stimmung unter den Kollegen sorgen.
6. Was steht auf dem Programm?
Weiterhin stellt sich die Frage nach dem Rahmenprogramm. Soll es ein reines Weihnachtsessen sein oder ist auch ein Unterhaltungsprogramm geplant? Sollen z.B. alle zusammen eine Aufführung oder ein Motto-Event besuchen, sollen auf der Feier Künstler auftreten, sind Reden geplant, soll es mglw. Livemusik geben? Vielleicht werden auch Geschenke überreicht, es gibt eine Tombola oder wird „gewichtelt“. Die Möglichkeiten sind vielfältig.
7. Was wird serviert?
Das Festessen spielt natürlich auf jeder Weihnachtsfeier eine Hauptrolle. Schon in der Einladung sollt z.B. abgefragt werden, ob Veganer, Allergiker usw. bei der Speisenauswahl berücksichtigt werden müssen, ob das Essen halal sein sollte o.ä. Auch unvorhergesehene Mengenänderungen sollten einkalkuliert werden. Entscheidend Sie sich für ein am Tisch serviertes Menu, sollten Vorspeise, Hauptgericht und Dessert eingeplant werden. Die Alternative ist ein Weihnachtsbuffet, bei dem jeder der Gäste sich Speisen nach seinem Geschmack zusammenstellen kann.
Sie haben bei der Planung Ihrer Weihnachtsfeier an alles gedacht und möchten Ihre Gäste nun noch mit einem komfortablen Shuttle-Service überraschen? Unsere Kundenbetreuung berät Sie gerne zur Organisation Ihrer Fahrten. Rufen Sie uns an!